Polityka prywatności Chatbota IURA

wykorzystującego mechanizmy sztucznej inteligencji (AI)
https://www.iurachat.com
(zwanego dalej: „IURA”)

Szanowny Użytkowniku!
W imieniu IURA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ALEJA "SOLIDARNOŚCI" 75 /9, 00-090 WARSZAWA, Rejestr: Rejestr Przedsiębiorców, Numer KRS: 0001188354, NIP: 5253057702, REGON: 54248921100000, Forma prawna: SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, zwanej dalej „Spółka”, która jest właścicielem IURA, prezentujemy najważniejsze informacje, dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych PT. Użytkowników oraz wykorzystywanych przez IURA ciasteczkach (plikach cookies).
Poniższe informacje opracowano z uwzględnieniem obowiązującego w państwach należących do Unii Europejskiej Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, zwanego dalej RODO¹.
Oczywiście podanie danych osobowych podlega zasadom dobrowolności, jednak ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości skorzystania z usług IURA.

¹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.)

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ IURA PRZEZ SPÓŁKĘ

1. Świadczenie usługi Chatbota: Przetwarzanie danych wprowadzonych przez Użytkownika w interakcjach z IURA w celu udzielania odpowiedzi i świadczenia usług (informacyjnych/wspierających). Podstawa - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług elektronicznych).
2. Ulepszanie i rozwój Chatbota: Analizowanie anonimowych lub zanonimizowanych danych z interakcji (jeśli technicznie możliwe, zgodne z zasadą minimalizacji) w celu poprawy działania, dokładności i funkcjonalności IURA. Podstawa - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – rozwój własnych usług) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, jeśli jest wymagana i wyrażona).
3. Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom: Monitorowanie interakcji w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zapobiegania naruszeniom „Regulaminu użytkowania Chatbota IURA” (odrębny dokument). Podstawa - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – ochrona usług i użytkowników).
4. Wypełnienie obowiązków prawnych: Przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych). Podstawa - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: W przypadku sporów, dane mogą być przetwarzane w celu ochrony interesów prawnych Administratora. Podstawa - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

ZASADY OCHRONY PRYWATNOŚCI I DANYCH

• Dobrowolność Podania Danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do korzystania z IURA. Brak podania danych może uniemożliwić korzystanie z usługi lub ograniczyć jej funkcjonalność. Wprowadzenie danych w interakcji z IURA jest równoznaczne z ich dobrowolnym podaniem.
• Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie: IURA wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji do generowania odpowiedzi, co jest formą zautomatyzowanego przetwarzania. Jest narzędziem wspierającym i informacyjnym.
• Ograniczenie odpowiedzialności: Wszelkie uzyskane z IURA informacje, z uwagi na ochronę interesów Użytkowników, powinny być weryfikowane przez profesjonalistę. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za działania lub czynności prawne dokonywane przez Użytkownika, w których pominięto konsultacje z osobami wykonującymi zawody prawnicze: adwokatem lub radca prawnym.
• Środki Bezpieczeństwa: Administrator nie dokonuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, nieuprawnioną zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Środki te obejmują m.in. szyfrowanie komunikacji, kontrolę i rejestrację dostępu do systemów, regularne wykonywanie kopii zapasowych, pseudonimizację lub anonimizację danych, gdy jest to celowe i możliwe.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH (ADO)

Wewnętrzne procedury stworzone dla potrzeb Spółki, mają na celu uniemożliwienie dostępu do tych danych osobom nieupoważnionym. Umożliwia to należyte zabezpieczenie przetwarzania powierzonych przez Użytkowników danych osobowych. Przestrzeganie procedur podlega regularnemu sprawdzeniu i kontroli ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, tj.:

• przepisami prawa wspólnotowego, w tym RODO,
• ustawą o ochronie danych osobowych,
• ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

a także licznymi aktami wykonawczymi do tych przepisów.

W sprawach przetwarzania przez Spółkę danych osobowych, należy kontaktować się bezpośrednio ze Spółką, przesyłając korespondencję na adres: ALEJA "SOLIDARNOŚCI" 75 /9, 00-090 WARSZAWA, lub korespondencję elektroniczną na kontaktowy adres e-mail w sprawach RODO: kontakt@iurachat.com

UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA CHATBOTA IURA

OGRANICZENIE UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA

Wzmiankowane powyżej (lit.g), prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych przysługuje w każdym momencie, jednak wyłącznie w sytuacji, gdy dalsze przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wywiązywania się przez Administratora z prawnych obowiązków oraz nie występują żadne przewidziane prawem nadrzędne podstawy przetwarzania.
Sprzeciw w odniesieniu do wykorzystywania przez nas ciasteczek (plików cookies) Użytkownik może wyrazić przede wszystkim za pomocą odpowiednich ustawień przeglądarki.
Jeśli Użytkownik stwierdzi, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

DANE OSOBOWE I PRYWATNOŚĆ

Dane osobowe Użytkowników są zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ich odbiorcami mogą jednak być podmioty uprawnione do ujawnienia im danych na mocy obowiązujących przepisów prawa. Dane mogą być również udostępnione podmiotom przetwarzającym dane osobowe w ramach świadczenia usług dla Administratora, niezbędnych dla prawidłowego działania chatbota IURA.
Powyższe dane mogą również być udostępnione - zgodnie z wymogami przepisów - firmie prowadzącej księgi rachunkowe, kurierom, operatorom pocztowym, firmom windykacyjnym lub kancelariom prawnym
Nie przewiduje się przekazywania przetwarzania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub instytucji międzynarodowych ani przetwarzania danych osobowych w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane.
Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane cały okres trwania dostępu do usług IURA oraz 5 lat od ustania tego dostępu, w celach archiwalnych, podatkowych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Decyzje Użytkowników dotyczące danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, z wyjątkiem kasowania przetwarzanych przez IURA danych osobowych po upływie okresu przechowywania danych.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Zasadą jest, że dane osobowe Użytkowników nie są przekazywane do państw trzecich.
Jeśli Spółka korzysta z usług podmiotów, które przetwarzają dane poza terytorium Polski, w szczególności poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), Spółka zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, np. poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub weryfikację, czy dany podmiot stosuje wiążące reguły korporacyjne (BCR) lub inne mechanizmy zgodne z RODO.

Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych Użytkowników w zależności od podejmowanych przez nich działań

1. Złożenie zamówienia na korzystanie z chatbota IURA.
   • W jakim celu? - realizacja umożliwienia dostępu do usług serwisu
   • Na jakiej podstawie? - umowa sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązek prawny związany z rachunkowością, zobowiązujący nas do przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • Jak długo? - przez okres obowiązywania umowy na korzystanie z serwisu oraz po wygaśnięciu umowy, aż do wygaśnięcia obowiązku prawnego, związanego z rachunkowością oraz do terminu, w którym upływa okres, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń tak przez strony umowy (więcej informacji na ten temat tabeli na końcu tej sekcji)
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - Użytkownik nie będzie mógł zawrzeć umowy na korzystanie z serwisu IURA i korzystać w jego usług
2. Założenie konta w IURA
   • W jakim celu? - realizacja umowy o świadczenie usługi prowadzenia konta w IURA. I korzystanie z usług serwisu
   • Na jakiej podstawie? - umowa o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
   • Jak długo? - przez okres obowiązywania umowy na korzystanie z serwisu oraz po wygaśnięciu umowy, aż do wygaśnięcia obowiązku prawnego, związanego z rachunkowością oraz do terminu, w którym upływa okres, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń tak przez strony umowy (więcej informacji na ten temat tabeli na końcu tej sekcji)
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - Użytkownik nie będzie mieć możliwości założenia konta i korzystania z jego usług (funkcji), takich jak przeglądanie historii zapytań czy uzyskiwania odpowiedzi na przedstawiony problem.
3. Nawiązywanie kontaktu z właścicielami lub autorami IURA (np. w celu zadania pytania)
   • W jakim celu? - obsługa zapytań lub zgłoszeń
   • Na jakiej podstawie? - umowa, działania podejmowane na żądanie Użytkownika, zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), gdy zapytanie lub zgłoszenie Użytkownika dotyczy innej umowy, której Spółka jest lub może być stroną, a jej prawnie uzasadniony interes, polega na przetwarzaniu danych Użytkownika w celu prowadzenia z nim komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a samo zapytanie lub zgłoszenie nie ma związku z umową zawartą pomiędzy Użytkownikiem i Spółką.
   • Jak długo? - przez czas trwania wiążącej Użytkownika i Spółkę umowy lub – jeśli umowa nie zostanie zawarta - do upływu okresu dochodzenia roszczeń – zgodnie z tabelą zamieszczona na końcu tej sekcji, do upływu okresu dochodzenia roszczeń – zgodnie z tabelą zamieszczona na końcu tej sekcji, lub do momentu, w którym Spółka uwzględni sprzeciw Użytkownika wobec przetwarzania jego danych osobowych, z zastrzeżeniem przetwarzania tych danych, aż do momentu upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń przez Użytkownika lub IURA (szczegółowe informacje w tabeli na końcu tabeli tej sekcji).
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - nie będzie możliwości udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub zgłoszenie wniesione przez Użytkownika.
4. Ustawienia przeglądarki lub inne zbliżone działanie zezwalające na prowadzenie działań marketingowych
   • W jakim celu? - marketing bezpośredni, polegający na wyświetlaniu spersonalizowanych reklam (więcej na ten temat zawierają sekcjei „Profilowanie” i „Pliki cookies” Polityki prywatności).
   • Na jakiej podstawie? - prawnie uzasadniony interes Spółki, polegający na przetwarzaniu danych w podanym wyżej celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • Jak długo? - do momentu wygaśnięcia ważności lub usunięcia przez Użytkownika plików cookies, wykorzystywanych do celów marketingowych
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - Użytkownik nie będzie otrzymywał sugestii produktów lub usług, którymi może być zainteresowany
5. Ustawienia przeglądarki lub inne zbliżone działanie zezwalające na prowadzenie działań analitycznych
   • W jakim celu? - analiza sposobu korzystania i poruszania się przez Użytkownika po stronie internetowej IURA, w tym zadawanych pytań i problemów do rozwiązania, celem polepszenia funkcjonalności i realizowanych usług IURA (szczegóły dotyczące działań analitycznych zamieszczono w sekcjach „Działania analityczne” i „Pliki cookies” Polityki prywatności).
   • Na jakiej podstawie? - prawnie uzasadniony interes Spółki, polegający na przetwarzaniu danych w podanym wyżej celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   • Jak długo? - do momentu wygaśnięcia ważności lub usunięcia przez Użytkownika plików cookies, wykorzystywanych do celów analitycznych
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - w pracach nad rozwojem IURA nie uwzględnimy sposobu korzystania i poruszania się przez Użytkownika po stronie internetowej IURA.
6. Wyrażenie przez Użytkownika zgody na otrzymywanie od chatbota IURA treści marketingowych (np. informacji o ofertach specjalnych)
   • W jakim celu? - wysyłka informacji marketingowych, zwłaszcza ofert specjalnych, analiza efektywności wysłanych przez IURA wiadomości, celem ustalenia ogólnych zasad dotyczących skutecznej wysyłki wiadomości (bardziej szczegółowe informacje zawiera sekcja „Działania analityczne” Polityki prywatności).
   • Na jakiej podstawie? - zgoda Użytkownika na działania marketingowe Spółki (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), prawnie uzasadniony interes, polegający na przetwarzaniu danych w podanym wyżej celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   • Jak długo? - do momentu wycofania przez Użytkownika zgody lub do momentu, w którym Spółka uwzględni sprzeciw Użytkownika wobec przetwarzania jego danych osobowych (Przetwarzanie danych do momentu cofnięcia zgody pozostaje zgodne z prawem. Ponadto dane będą przetwarzane do upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń – przez Użytkownika lub przez Spółkę (szczegółowe informacje w tabeli na końcu tej sekcji).
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - nie będzie otrzymywał materiałów marketingowych od Spółki, w tym informacji o ofertach specjalnych.
7. Zapisanie się na newsletter
   • W jakim celu? - wysyłanie newslettera oraz analiza efektywności wysłanych przez Spółkę treści, celem ustalenia ogólnych zasad dotyczących skutecznej wysyłki wiadomości o działalności IURA (bardziej szczegółowe informacje zawiera sekcja „Działania analityczne” Polityki prywatności).
   • Na jakiej podstawie? - umowa o świadczenie usługi wysyłki newslettera (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a co za tym idzie prawnie uzasadniony interes, polegający na przetwarzaniu danych w podanym wyżej celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   • Jak długo? - do momentu, w którym Użytkownik wypisze się z newslettera IURA lub do momentu, w którym Spółka uwzględni sprzeciw Użytkownika wobec przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem, że dane osobowe Użytkownika będą nadal przetwarzane do upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń przez Użytkownika lub przez Spółkę (szczegółowe informacje w tabeli na końcu tabeli tej sekcji).
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - Użytkownika pozbawi się możliwości otrzymywania informacji dotyczących IURA oraz rozwoju jego usług.
8. Podjęcie działania lub zaniechanie mogące powodować powstanie roszczeń związanych z działaniem chatbota IURA lub usługami jego albo spółki.
   • W jakim celu? - ustalenie, dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń, związanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami.
   • Na jakiej podstawie? - prawnie uzasadniony interes właściciela IURA, polegający na przetwarzaniu danych osobowych we wskazanym powyżej celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • Jak długo? - do upływu okresu przedawnienia roszczeń albo do momentu, w którym zostanie uwzględniony sprzeciw Użytkownika wobec przetwarzania jego danych osobowych
   • Co się stanie, jeśli Użytkownik odmówi podania danych? - brak możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń stron umowy.

PUBLIKOWANIE DANYCH

Jeśli Użytkownik zdecyduje się na opublikowanie komentarza, jego treść oraz imię i nazwisko będą widoczne dla innych użytkowników IURA.
IURA nie ujawnia innym użytkownikom adresu e-mail Użytkownika chyba, że Użytkownik sam tego dokona.

PROFILOWANIE

W ramach działania IURA, na podstawie informacji o wyświetlanych przez Użytkownika treściach, dokonuje się profilowanie. Polega ono na automatycznym śledzeniu i ocenie, jakimi zagadnieniami lub usługami Użytkownik może być potencjalnie zainteresowany. W wyniku profilowania przekazywane ewentualnie Użytkownikowi informacje o produktach lub usługach, wyświetlane w ramach usług internetowych IURA, są lepiej dostosowane do potrzeb Użytkownika. Jednak profilowanie Użytkownika jest realizowane wyłącznie w sytuacji, gdy on sam wyrazi na to zgodę.
Profilowanie dokonywane przez IURA nie skutkuje podejmowaniem decyzji, wywołujących wobec Użytkownika jakichkolwiek skutków prawne lub skutkujących w podobny, istotny sposób.

DZIAŁANIA ANALITYCZNE

W ramach strony internetowej IURA prowadzone są działania analityczne, mające wyłącznie na celu zwiększenie jej intuicyjności i przystępności usług IURA. W ramach analizy brane są pod uwagę sposoby i metody poruszania się po stronie internetowej IURA oraz układania pytań, czy stawiania problemów. Przykładowo ile czasu spędza na danej podstronie, w jaki sposób formułuje zapytania, czy określa zadania do wykonania. Dzięki temu podczas prac nad rozwojem IURA pojawia się możliwość zoptymalizowania jego układu, wyglądu, przyspieszenia konstruowania odpowiedzi. Działania te maja na celu usprawnienie lub rozszerzenie funkcjonalności IURA.
Niezależnie od powyższego, w przypadku Użytkowników, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości marketingowych lub newslettera, dokonywane są analizy efektywności funkcjonalnej IURA. Choćby przez analizę czy i w jaki sposób przekazywane informacje przekładają się na aktywność Użytkowników w korzystaniu z IURA.
Należy mieć na uwadze, że działania analityczne konkretnego Użytkownika, są realizowane wyłącznie w sytuacji, gdy on sam wyrazi na takie działania zgodę.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Przetwarzając dane osobowe Użytkowników IURA, stosuje się środki organizacyjne i techniczne zgodne z właściwymi przepisami prawa, w tym szyfrowanie połączeń za pomocą certyfikatu SSL/TLS.

PLIKI COOKIES

Serwis IURA wykorzystuje z tzw. ciasteczka (pliki cookies). Ciasteczka są zapisywane w pamięci urządzenia Użytkownika (komputera, smartfona, laptopa, itp.), przy czym nie powodują zmian w ustawieniach urządzenia Użytkownika.
W IURA ciasteczka wykorzystywane są w celach:

• zapamiętywania sesji
• udostępniania funkcji i usług chatbota IURA
• statystycznych
• marketingowych

Aby Użytkownik mógł dowiedzieć się, jak zarządzać ciasteczkami (cookies), w tym jak wyłączyć ich obsługę w przeglądarce internetowej, powinien skorzystać z pliku pomocy wykorzystywanej przez niego na jego urządzeniu przeglądarki (z reguły wciskając klawisz F1) lub na stronie internetowej konkretnej przeglądarki. Korzystając z odpowiednich opcji swojej przeglądarki, Użytkownik może:

• usunąć pliki cookies,
• blokować wykorzystanie plików cookies w przyszłości.

Ciasteczka nie są przetwarzane przez IURA dłużej, niż 6 miesięcy od ostatniej wizyty Użytkownika w IURA. Jednakże gdy Użytkownik dokona skasowania lub zablokowania tych plików, IURA nie będzie ich od tej chwili przetwarzał.

USŁUGI ZEWNĘTRZNE / ODBIORCY DANYCH

Spółka informuje niniejszym, że korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, które wspierają Spółkę w prowadzeniu działalności. Powierza tym podmiotom do przetwarzania dane osobowe Użytkowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Podmioty zewnętrzne przetwarzają dane osobowe Użytkowników wyłącznie na udokumentowane polecenie Spółki, i zgodnie z zasadami RODO, a po zakończeniu ich przetworzenia usuwają, jeśli przepisy prawa nie stoją na przeszkodzie takiego działania.

Poniżej zamieszczono listę odbiorców danych osobowych, przekazywanych z konieczności zapewnienia realizacji funkcjonalności chatbota IURA oraz zawartych umów zawartych przez Spółkę: